Access基本操作

一、数据库的基本概念和设计方法
所谓数据库实际上是关于某一特定主题或目标的信息集合。它把大量数据按一定的结构进行存储，集中管理和统一使用这些数据，实现数据共享。在Access中，数据库不仅包含用于存放加工过的信息的表，还包含以表中所存放的信息为操作对象的查询、窗体、报表、页等数据库对象。

一般地，数据库的设计应遵循以下几个步骤：

1、确定创建数据库所要完成的目的。

2、确定创建数据库中所需要的表。

3、确定表中所需要的字段。

4、明确有唯一值的主关键字段。

5、确定表之间的关系。

6、优化设计。

7、输入数据并创建其他数据库对象。

二、创建数据库
在Access中既可以使用人工的方法按照自己的要求来建立数据库，也可以使用软件为用户提供的各种数据库向导，前者更为自由而后者则显然要方便一些。

A、自行创建数据库

使用人工的方法按照自己的要求来建立数据库，首先应创建一个空数据库，然后再将对象加入到数据库中。创建空数据库的步骤为：

1、在启动Access后的Microsoft Access对话框中选择“空Access数据库”选项。

2、在弹出的“文件新建数据库”对话框中选择数据库存放的位置、输入数据库的名称并单击“创建”按钮，进入Access数据库窗口，即完成了空数据库的创建。

B、使用数据库向导创建数据库

Access为用户提供了多种数据库向导，使用数据库向导可以方便地完成数据库的创建工作。具体步骤如下：

1、在启动Access后的Microsoft Access对话框中选择“Access数据库向导、数据页和项目”选项。

2、在弹出“新建”对话框后单击“数据库”选项卡，选择一种数据库。

3、在弹出的“文件新建数据库”对话框中，选择数据库存放的位置，输入数据库的名称并单击“创建”按钮。

4、依次在数据库向导窗口中为数据库中的各个表选择字段、选择显示样式、确定打印报表所用的样式、输入所建数据库的标题、确定是否在所有报表上加一幅图片，最后启动该数据库，至此就完成了使用向导创建数据库的工作。

三、表的基本概念
表是数据库中存储数据的最基本的对象，常称为“基础表”，是构成数据库的一个重要组成部分。表由若干记录组成，每一行称为一个记录，对应着一个真实的对象；每一列称为一个字段，对应着对象的一个属性信息。每个表的关键字（关键字可以为一个字段或多个字段）使表中的记录唯一。在表内还可以定义索引，当表内存放大量数据时可以加速数据的查找。

Access中的所有数据都存放在数据表中。表是一个数据库系统的基础，只有建立表后，才可以建立查询、窗体和报表等其他项目，逐步完善数据库。

四、创建表
Access提供了三种创建新表的方法：

1、使用数据库向导，在一个操作中创建整个数据库所需的全部表、窗体及报表。

2、使用表向导来选择表的字段，这些字段可以从其他已定义好的表中选择。

3、使用设计视图创建表。

不管使用哪一种方法来创建表，随时都可以使用表设计试图来进一步自定义表。由于第一种方法已包含在使用数据库向导创建数据库的内容之中，这里着重说明后两种方法的实现。

A、利用表向导创建表

利用表向导创建新表，一般情况下能满足数据库开发者的要求，至于多余的字段可以用其他的方法将其删除。利用表向导创建表的步骤如下：

1、在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“表”，双击“使用向导创建表”。

2、在弹出的“表向导”对话框中单击“表向导”并单击“确定”按钮。

3、在弹出的对话框中选择要使用的表并添加所需要的字段（可以重命名）后单击“下一步”按钮。

4、为表指定名称并确认主键，单击“下一步”按钮。

5、选择创建完表后的动作，然后单击“完成”按钮。

B、利用设计视图创建表

使用设计器建立表的方法有两种：一种方法是直接使用设计器来创建新表，另一种方法是使用表向导来构造一个结构相近的表，然后在设计器中打开修改。下面介绍使用设计器来创建新表的步骤：

1、在数据库窗口中，单击对象列表中的“表”，双击“使用设计器创建表”的按钮，进入“新建表”对话框。

2、在各栏中输入字段名称、选择数据类型，然后设置字段属性。

3、接着选中要设置为关键字的字段，单击“编辑”菜单中“主键”命令，设置“主关键字”，此时在所选字段左边行选定器上出现钥匙标记。

4、保存所设计的表。

五、关于主关键字与建立表间关系
A、设置主关键字

为了提高Access在查询、窗体和报表操作中的快速查找能力和组合保存在各个不同表中信息的性能，必须为建立的表指定一个主关键字。主关键字可以包含一个或多个字段，以保证每条记录都有唯一的值。设定主关键字的目的就在于保证表中的所有记录都能够被唯一识别。如果表中没有可以用作唯一识别表中记录的字段，则可以使用多个字段来组合成主关键字。其设置步骤如下：

1、在表设计器中，单击字段名称左边的字段选择按钮，选择要作为主关键字的字段。单击字段选择按钮的同时按住Ctrl键可以同时选择多个字段。

2、单击“编辑”菜单中的“主键”命令，则在该字段的左边显示钥匙标记。

B、建立表间关系

在表中定义主关键字除了可以保证每条记录可以被唯一识别外，更重要的作用在于多个表间的连接。当数据库中包含多个表时，需要通过主关键字的连接来建立表间的关系，使各表协同工作。

要在两个表间建立关系，必须在这两个表中拥有相同数据类型的字段。其设置步骤如下：

1、打开表所在的数据库窗口。

2、单击“工具”菜单中的“关系”命令，弹出“显示表”对话框。

3、选择要建立关系的表，然后单击“添加”按钮，依次添加完所需要的表后，单击“关闭”按钮。

4、在关系对话框中选择其中一表中的主关键字，拖曳到另一表中相同的主关键字，释放鼠表键后，弹出“编辑关系”对话框。

5、若在“编辑关系”对话框中选中“实施参照完整性”和“级联更新相关字段”复选框，则使在更新主表中记录的同时更新关系表中的相关记录。

6、若在“编辑关系”对话框中选中“实施参照完整性”和“级联删除相关字段”复选框，则使在删除主表中记录的同时删除关系表中的相关记录。

7、接着单击“联接类型”按钮，弹出“联接属性”对话框，在此选择联接的方式。

8、在“编辑关系”对话框中单击“创建”按钮，即在创建关系的表之间有一条线将其连接起来，表示已创建好表之间的关系。

9、关闭关系对话框，按需要选择是否保存关系的设定。

编辑或修改关联性的操作是直接用鼠标在这一条线上双击，然后在弹出的“编辑关系”对话框中进行修改。删除关联性的操作是先用鼠标在这一条线上单击，然后再按Delete键删除。

六、记录的基本操作
Access只允许每次操作一个记录，正在操作的记录在行选定器上显示一个“三角图标”用于标记当前记录。当改变当前记录的数据但又没有保存时，行选定器上显示一个“笔型图标”。

记录的基本操作包括添加记录、修改记录和删除记录。

A、添加记录

打开表的数据视图画面时，表的最末端有一条空白的记录，在记录的行选定器上显示一个星花图标，标示可以从这里开始增加新的记录。单击“插入”菜单中的“新记录”或直接选定该行即可添加记录。输入完数据后，移到另一个记录时会自动保存该记录。

B、修改记录

可用Tab键或直接用鼠标移到要修改的字段进行修改。

C、删除记录

选择一条或多条记录后按Delete键删除所有选中的记录。

七、总结
读过本文之后，相信您应该可以轻松地创建一个小型的数据库了，然而相比于Access强大而繁多的功能，这篇文章涉及的仅仅是最最简单和基本的一些操作，关于查询、窗体、报表、页以及宏与模块的内容将比表的基础操作更为复杂，有兴趣的读者可以查询其它的资料，以便顺利地设计和制作出高质量的应用系统。