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关键词:大型施工企业(集团) ;合同管理;经营;风险;索赔
随着社会主义市场经济体制的发展和完善,我国在建筑领域内的法律体系框架已基本建立,为合同双方提供了有力的法律支持和保障,特别是新颁布的《合同法》及其司法解释对合同管理做了许多新的重要补充规定。我们分析一些大型施工企业集团过去在经营、管理中出现的种种问题,不难发现:更多的是经营运作不规范,合同意识淡薄,履约不力造成的。
据笔者的调查,相当一部分企业(集团) 每年因合同管理不善造成的经济损失达数百万或更大,再加之施工一线合同管理工作薄弱,分包工程的合同管理混乱,不同经济实体之间的往来函件、原始证据缺乏,双方签认记录或资料收集保管不全,致使工程欠款一拖再拖,给工程清决算工作带来很大的困难和障碍,一些本应避免的合同纠纷也未能避免,使企业损失巨大。因此,加强施工企业的合同管理势在必行,这不仅有利于提高企业现代化管理水平,更重要的是,良好的合同管理可以避免、预防或减少各种纠纷、损失,可为企业带来更大的经济效益。结合多年的实际工作经验和企业改制的需要,笔者认为应从以下几方面改进大型企业集团的合同管理现状。
(1) 认真分析本企业(集团) 的经营、管理架构层次,建立完善的合同管理体系。具体来讲,应按照企业的中长期规划和发展的战略,在企业(集团) 设立企业法律总顾问,直接对总经理、董事长负责,并设立专门的合同管理机构,如合约部;在集团各控股的股份、子公司和分公司(含指挥部) 、项目经理部设立相应的管理机构,配齐专(兼) 职的合同管理人员,建立一支专业化的合同管理队伍。
(2) 建章立制,完善合同管理制度。目前,各大型企业集团的合同管理制度基本上还处在初级阶段,也未按市场经济的要求来制订出合适的有效的管理制度,全集团性的合同管理办法在有的企业基本还是一片空白。因此,要根据本企业的实际情况制订出一部适合本企业的合同管理办法,其办法中应明确各级合同管理机构设置、职责的划分和各级人员的职责、分工明确。既要有建设工程施工合同签订的管理,也要有工程分包(含劳务分包) 合同、物资采购合同等签订的管理,同时,还要有详细的对合同履行、变更、终止全过程控制和专门的合同管理机构及其人员的绩效考核、奖惩等诸多方面的管理规定。
(3) 加强项目合同风险管理,完善工程担保和保险及相应的预案制度。由于市场经济体制的不完善,加之土木工程施工投标竞争异常激烈艰巨,工期短、低价中标承包人风险大,建设环境恶化,影响因素多变,施工过程复杂,稍不慎心,企业的数年经营可能前功尽弃,这个经营风险是存在的。因此,应增强合同风险意识,加强合同的风险分析管理,特别是对重大标的合同的风险必须进行评估、预测和有处置预案。因此项工作专业性、技术性、经济性、法律性极强,其要求很高,建议设立专家委员会,对超过1亿元标的的合同引入风险评估、分析预测和预案对策机制。在工程担保方面,严禁乱担保,强制要求工程保险。
(4) 加强履约管理、考核,建立健全企业(集团) 信息化管理平台。现阶段,一些大型施工企业集团有大大小小在建工程数百项,集团总部对各工程项目的投资性质、资金来源、合同工期、合同价格、工程进度、工程质量状况及履约情况等不能适时全面掌握,既不利于宏观指导控制,也有碍于微观精细管理,往往是来了书面警告、亮了黄牌(或红牌) 才知晓又该“救火”了。因此应加大资源投入,充分利用多媒体工具,尽快建立健全全集团合同管理信息平台,充分实现信息共享,未雨绸缪,把各种现场监督、检查统一、有机地结合起来,提出综合整改意见,尽量把影响工程施工的各种隐患消灭在萌芽状态。
(5) 加强索赔与反索赔管理,妥善处理履约纠纷,充分运用合同及其法律武器保护企业自身合法权益。由于各项目管理水平的参差不齐,各级人员在对项目索赔及反索赔管理上存在很大的差别或误区。索赔或反索赔工作是一个复杂的系统工程,首先是项目的管理人员要建立强烈的合同意识,要对签订的合同及其条款熟悉,按合同办事,认真履约,规避不利;其次建立一套完整的文件、资料、纪要等签证及印章、审批、责任、考核等一系列管理制度,最后我们还要纠正索赔将会与业主关系搞僵的错误认识。只要我们遵约守信,不仅不会与业主关系搞僵,反而还将会更加密切、融洽。
(6) 进一步加大合同管理培训力度,充分利用高校及已有的人力资源,制定适合企业集团的培训方案(其教学内容中可涵盖《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》及各部委配套出台的实施办法和细则等) ,分层次培训企业集团公司的各级合同管理人员,建设成一支强大的知法、守法、执法、管法的合同管理专业人才队伍,以适应企业改革和发展战略的迫切需要。