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1）网络带宽；
2）硬件资源；
3）会议室的设计。
一：网络带宽
网络视频会议系统是以纯软件的方式在网络上运行的，顾名思义，网络是网络视频会议的基础，在良好的网络环境下将会有好的视频会议效果，网络是运行视频会议的基础。
就目前国内的带宽接入来看，大部分单位都是ADSL或光纤接入，由于受到南电北通、公网与校园网等不同网络环境之间互通受阻影响，因此无法保证视频会议的运行。为此， 视频会议系统服务商 运营中心提出完整的解决方案，在你的网络能保证一个点100kbps情况下(按此计算，512K的接入能支持5个点会议)，运用 视频会议系统提供的IP组播技术（具体实现请参见 视频会议系统混网解决方案），解决不同网络环境下的问题，同时也达到减轻服务器压力和分流的作用，保证了网络视频会议的稳定运行。
二：硬件资源
视频会议系统除了网络外，还需要电脑、音视频输入输出设备，才能顺利的进行网络视频会议。
对于桌面型视频会议，电脑CPU和内存、话筒、耳塞或音响、射相头都有一定的要求，在进行会议时， 视频会议系统随时对你的电脑硬件资源进行监控，当你CPU达到100%时，声音将会出现断断续续，视频图象将有停顿的现象出现，为此你只能少开视频来解决电脑硬件资源不够用的问题，否则只能更换硬件设备了；而购买一个好话筒和射相头将会带给你良好的音视频效果。
而对于会场形式的视频会议，电脑硬件资源与桌面相同，但对于声音和视频就有不同的要求。会场形式的视频会议需要多人一起会议，人数可能是上百、上千或上万等，那就需要音响、功放、电视机或投影仪、摄象机、视频采集卡等才能满足需求，因一般的射相头和音响所采集的距离和传输的距离有限。并且用音响作为音频输出，声音还会从话筒回传回去，形成环绕回音，因此还需要加载一些回音消除设备。具体见第三会议室设计。
三、会议室的设计
会议室的设计也是影响视频会议效果的重要因素之一，包括会场设备、会场布局、会场环境等。会议室的设计涉及的内容非常广泛，限于篇幅，我们下面仅列出部分因素及建议。
会场设备包括摄像机、电视机、话筒以及音响系统等具体的视音频信号输入、输出设备。结合不同的会场布局和装修条件，这些设备在配置上都应该有所差异，才能真正保证会议效果。比如，会场的扩声系统必须与会场布局进行很好的配合才能真正保证其效果，专业的扩声系统设计依赖于复杂的声场测试与反复调试过程。
会场布局包括总体设计、会场面积、会场装修等：
1）会场的总体设计要能逼真地反映现场人物和景物，使与会者有临场感，以达到视觉与语言信息交流的良好效果，会议室中传送的图像包括人物、景象、图表、文字等，应当清晰可辨；
2）会场的面积建议按平均每人2.2平方米计算；
3）为了防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，故背景墙应具有均匀的浅颜色，通常多采用米色或灰色，以使摄像机镜头光圈设置合适，而房间的其他三面墙壁、地板、天花板等均忌用黑或鲜艳色彩的饱和色，通常采用浅蓝色、浅灰色等，每面墙都不适宜用复杂的图案话或挂复杂的画幅，以免摄像机移动或变焦时图像产生模糊现象，并增加编码开销；
4）会议桌布置采用排式。为减少面部阴影，要求采用浅色桌面或桌布，在麦克风和桌面之间最好加一层软性材料，以免造成敲击桌面时造成太大的响动；
5）尽量采用舒适的椅子，同时椅子不要装小脚轮，限制移动，以防止离开镜头；
6）为了保证声绝缘，地上应铺上地毯，天花板应装消音板，四周墙壁应装隔音毯，窗子应安装双层玻璃，桌子铺上桌布；
7）灯光照度是视频会议会议室的一个基本的必要条件，由于电视会议召开时间具有随机性，故室内应用人工冷光源避免自然光。会议室的门窗需用深色窗帘遮挡。光源对人眼视觉无不良影响。选择三基色灯(色温3500K)较为适宜。
会场环境包括室内环境和周围环境：
1）会议室内应安装空调，以创造稳定的温度、湿度环境，空调的噪声应该比较低，如室内空调噪声过大，就会大大影响该会场的音频效果。会议室内空气应流通；
2）会议室应设置在远离外界嘈杂、喧哗的位置。会议室的设置应符合防止泄密，便于使用和尽量减少外来噪声干扰的要求。
中心会议室整体布局示意图
音频连接示意图
视频连接示意图
分会场设备连接示意图
