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视频会议有点像使用电话--除了能看到与你通话的人之外，你能看到他们的表情、肢体语言，及他们对你的言谈的反应。你们可以使用同一张数据表或者任何其它PC上的文件。这就像你跟和你所通话的人在同一房间、面对面地工作一样。
◆ 视频会议基本概念
视频会议能使人们更有效的交流，因为可视化的交流是最自然的交流方式。因此看比说更能加深人的理解与记忆，特别是当话题本身就是一个很形象的观点的时候。 有些视频会议系统设计成允许好几组不同地方的人参加同一个会议，有些则设计成只允许几个人在他们的桌面上讨论项目。无论怎样，他们能看到全方位的活动图像，清楚地听到别人所说的话，感觉就像在一起。用这种方式，视频会议创造了这样一个环境：更快地下决策，更加强大的团队工作，想法、知识、鼓励能从一个同事传向另外一个同事。还有一个更为显著的优点是不用出差。
视频会议使不同地方的人们相互影响--不管他们之间是10分钟的步程还是10小时的飞机行程。它能够使人们像在同一房间一样交流思想、交换信息。这就意味着人们不用在等E-mail、传真或者快递中度过工作时间。简短地说，视频会议使人们“坐”在了一起。
◆ 使用视频会议的好处
视频会议有三种好处。“硬件”上的好处是可以衡量的。然而“软件”和“战略”上的好处很难衡量。它们必须包含在综合分析公司在视频会议投资成本与利益中。
硬件好处 减少花费
更少的旅行、住宿、娱乐花费
更高的生产力
更少的时间花在旅行上，而更多的时间用在生产工作
充分利用资源
关键人物、关键信息变得更容易接近
软件好处 流畅的沟通
人们更频繁的聚在一起，更有效的分享信息
更快地作出决策
更容易接近关键人物
良好的工作环境
没有汽车或者飞机喷射出来的气体的毒害
战略好处 制定最优化决策
决策不仅会更快，而且有更多参与者的意见与赞同
更快的的危机处理
无论主管人员在何时何地，都能在短时间内召集决策
更快的投入市场
◆ 轻松拥有视频会议系统
传统上的视频会议被限定在跨国公司的会议室里。但在过去的十年里，戏剧性的价格下降与宽带线路和IP连接的增长使视频会议成为一种实用的、买得起的商业沟通工具。也就是说，它对于任何一种类型的公司都适用，不论是小型的、中型的或者跨国的企业。利用视频会议，你能与另一团队在短时间内召集在一起。各种问题也会立马得到解决。
◆ 视频会议怎样有利于公司的经营管理
视频会议给公司注入了新的灵活性。员工可以在任何时候聚在一起查看一个项目的进展状况或者解决问题。他们可以即时的共享文档、图表和数据文件，协同地工作。方案制订的次数也可以大量地削减，使产品能更快的投入市场。客户服务也会做得更有响应。新近由于更有效的工作实践发展起来，这些实践建立起了团队工作，使几乎每个人都发挥了他们的才能。
当视频会议用来增强与顾客、供应商交流的时候，产生了更多的新业务机会。迅速的更有规律的联系更有助于铸造忠诚与理解。每个人都更加集中致力于统一的、共同的目标。甚至大多数致力于公司的员工都可以在公司外工作。利用视频会议，公司可以减少对雇员的需求，其结果是增强团队士气。
◆ 视频会议系统组成：
一套完整的视频会议系统通常由视频会议终端、多点控制单元MCU、网络管理软件、传输网络以及相关附件五大部分构成。由于用户已有的网络状况、硬件设施各有特色，所以对视频会议系统中视频会议终端系统、多点会议控制器MCU、网络管理软件等部分的要求，也各不一样。
视频会议终端的分类类型
主要的视频会议终端有三种：桌面型，机顶盒型，会议室型。
1、桌面型终端
桌面型终端是强大的桌面型或者膝上型电脑与高质量的摄像机（内置或外置），ISDN卡或网卡和视频会议软件的精巧组合。它能有效地使在办公桌旁的人或者正在旅行的人加入到你的会议中，与你进行面对面的交流。主要应用：桌面型视频会议终端通常配给办公室里特殊的个人或者在外出差工作的人。虽然桌面型视频会议终端支持多点会议（例如会议包含2个以上会议站点），但是它多数用于点对点会议（例如一人与另外一人的会议）。
2、机顶盒型终端
机顶盒型终端是以简洁著称。在一个单元内包含了所有的硬件和软件，放置于电视机上。安装简便，设备轻巧。开通视频会议只需要一台普通的电视机和一条ISDN BRI线或局域网连接。视频会议终端还可以加载一些外围设备例如文档投影仪和白板设备来增强功能。主要应用：机顶盒型终端通常是各部门之间的共享资源，适用于从跨国公司到小企业等各种规模的机构。也往往是公司购买的第一种“会议室型终端”。
3、会议室型终端
会议室型终端几乎提供了任何视频会议所需的解决方案，一般集成在一个会议室。会议室型终端通常组合大量的附件，例如音频系统，附加摄像机，文档投影仪，和PC协同文件通讯。双屏显示、丰富的通讯接口、图文流选择使终端成为高档的、综合性的产品。主要应用：会议室型终端主要为中、大型企业而设计的。
多点控制单元MCU
多点控制单元也叫多点会议控制器，英文名为Multi Control Unit，简称MCU。MCU是多点视频会议系统的关键设备，它的作用相当于一个交换机的作用,它将来自各会议场点的信息流，经过同步分离后，抽取出音频、视频、数据等信息和信令，再将各会议场点的信息和信令，送入同一种处理模块，完成相应的音频混合或切换，视频混合或切换，数据广播和路由选择，定时和会议控制等过程，最后将各会议场点所需的各种信息重新组合起来，送往各相应的终端系统设备。
传输网络
传输网络即宽带连接方式，通常有LAN接入、ADSL接入、cable modem接入方式和无线接入等四种方式。
附属设备
一套视频会议系统需要哪些附属设备需要看具体应用需求，通常用到的附属设备包括投影仪、监视器/电视机、大型扩音器、麦克风、大型摄像机、DVD播放机 、录像机、外部遥控器、写字板、中央控制 、记忆卡、放映机、等离子屏、计算机监视器等
◆ 系统技术优点
1、任意两点、四点、八点、十六点、二十四点、三十点等会场的连接
2、会场场景的近程和远程控制
3、任意会场的切换、广播、控制
4、会场图片资料、电子文档、音像资料的传递与交流
5、高质量的视讯会议效果，实时、动态传播
6、系统具备很强的扩充性，可接入局域网
7、会场实现声音自动跟踪摄像
8、满足视频流广播
9、操作简单、维护方便
◆ 视频会议系统的作用
提高企业决策效率：分布在不同地域的企业分支机构，借助视维系统，就可以随时随地与总公司进行沟通，不需要浪费时间在旅途上，为企业缩短了决策时间，提高了部门的运作效率！
节省企业运营成本： 只需支付固定的上网费用，就可以为企业节省大量的差旅费和通讯费；同时为您与客户之间建立起一种无需任何费用，既方便又快捷的沟通方法，为企业赢得了人际财富！
完善客户服务系统 ：企业不必再为与客户交流中出现得障碍而苦恼，客户通过视维视频会议软件系统可得到技术人员“面对面”的讲解，有效而快速的解决客户所遇到的问题，大幅度的提高了客户对企业的信任和满意程度！
企业培训网络面对面 ：企业规模的日益扩大，机构的日益分散，让员工业务培训和思想工作变得困难重重，集中式培训耗费大量的资金和时间。视维系统将帮助企业建立基于互联网络的培训教室，让远在天边的老师与学生面对面的交流和沟通，实现企业远程教育和培训的梦想！
桌面共享 ：使用桌面共享技术可以方便的将桌面操作情况和操作步骤共享给全体与会人员，使协同工作、应用培训等功能轻松而方便。
电子白板： 用户可以利用白板自由地绘制、书写任意可视化信息，方便所有的与会成员进行交流，白板和标注均是矢量化的，支持缩放和存储。
文档共享 ：用户可以将Office文档共享出来供所有与会人员观看，并允许操作人进行标注、勾画等操作。系统采用结构化存储多个文档在服务器，并支持同时共享多个文档，充分保证数据共享的应用效率。文档和标注均是矢量化的，支持缩放和存储。
幻灯播放 ：主讲人可以按照自己的意愿播放幻灯片并讲解，完全支持PowerPoint中的动画效果和多媒体文件播放，让远程教育和培训真正成为现实。
协同浏览： 所有与会人员可以同步浏览网络上的资讯信息，并支持多网页浏览。
文字交流： 与会人员可以利用公共文字交流平台进行文字交流，也可发起与某个与会人员之间的点对点文字沟通。
独立即时消息平台 独立于主程序的即时消息平台方便用户随时与团队同事进行沟通和交流，企业不必再担心员工使用大众聊天工具而浪费工作时间。
会议通知： 在发起会议的同时，可利用即时消息发送会议通知。
文件传输 ：即时消息系统集成文件传输功能，可以方便的将某个文件实时地传送给某个与会人员或全体与会人员。