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2.6.6 插入组织结构图
组织结构图表示了一种树状的隶属关系，在表示隶属、分类时经常用到。插入组织结构图的方法是：
1）单击“绘图”工具栏“插入组织结构图或其他图示”按钮。
2）在“图示库”对话框中选择“组织结构图”。
3）幻灯片上出现默认结构图，按照提示，单击图框，输入各个图框名。
“组织结构图”工具栏为修改组织结构图提供了极大的方便，它自左至右分别为：插入形状、版式、选择、适应文字、自动套用格式、显示比例。
l 插入形状：可以为某个图框添加下属、同事或助手。下属指下级图框，同事指同级图框，助手指本图框与下级图框之间的图框。此按钮需要下拉箭头进行选择，在使用前必须先选定一个图框，否则不可用。
l 版式：决定了结构图的排列方式，可以是标准、两边悬挂、左悬挂、右悬挂。在使用前必须先选中某个上层图框，使用后仅对该图框的下层图框起作用。
l 选择：可以对各种元素进行选择，选择后可以更改填充色、线条色或文本色。该按钮主要用于多选，若仅选择单个元素，可以直接用鼠标单击选择。
l 适应文字：使文字的大小匹配图框，这样就无需手动设置字号了。
l 自动套用格式：提供了17种预设的格式，可以直接套用。
l 显示比例：编辑时幻灯片的大小占实际播放时的百分比。
2.6.7 插入影片
影片指可被系统识别的外部视频文件。PPT支持的视频文件种类非常多，包括asf、avi、mpg、wmv等，影片可从网络下载，也可从VCD截取，或者通过视频采集卡从视频源获取，在插入影片前，由于视频文件容量较大，为提高效率，应使用视频处理软件把有用部分截取出来，然后将截取出的视频文件拷贝到与PPT文件相同的文件夹中。插入影片的方法是：
1）选择菜单“插入”→“影片和声音”→“文件中的影片”。
2）在弹出的“插入影片”对话框中找到所需插入的视频文件，双击。
3）在随后弹出的对话框中选择“自动”或“在单击时”。“自动”指当播放到该张幻灯片时影片自动播放，“在单击时”指当播放到该张幻灯片时只有单击一下鼠标影片才会播放。
影片插入到幻灯片后，可以通过缩放控点调整大小，双击影片可以在编辑状态下试播放影片，单击暂停，再次单击继续，空白区单击取消试播放。影片上不能再叠放其它对象，不能通过在影片上放文本框来制作字幕。
2.6.8 插入声音
声音指可被系统识别的外部声音文件。PPT支持的声音文件种类非常多，包括mid、mp3、wav、wma等，声音文件可从网络下载，也可通过录音软件录制，在插入声音前，最好把声音文件拷贝到与PPT文件相同的文件夹中。插入声音的方法是：
1）选择菜单“插入”→“影片和声音”→“文件中的声音”。
2）在弹出的“插入声音”对话框中找到所需插入的声音文件，双击。
3）在随后弹出的对话框中选择“自动”或“在单击时”。“自动”指当播放到该张幻灯片时声音会自动播放，“在单击时”指当播放到该张幻灯片时只有单击一下鼠标声音才会播放。
声音插入到幻灯片后以一个“喇叭”图标来表示，该图标可以缩放，在编辑状态下双击可以试听，单击停止，若觉得该图标影响幻灯片的布局，可把它拖到幻灯片之外，这并不影响放映时的播放。
2.6.9 插入图表
图表是用直观的彩图来表示数据表数据关系的一种图形，它经常用于行列数较少的二维表的图形表示，经常用到的图表有柱形图、条形图、饼图等，PPT使用数据表来产生图表，在放映时只显示图表而不显示数据表。插入图表的方法是：
1） 选择菜单“插入”→“图表”，出现图表和与之关联的数据表，图表在数据表的上方，从它们的对应关系可以看出，数据表的表头（第一季度、第二季度……）对应图表的底行，数据表的第一列（东部、西部、北部）对应图表右边的图示，数据表的12个数据项对应图表的12个柱形图，并按季度进行了分类，图表的左侧有刻度显示，用以表示柱形图代表的数值大小。
2） 根据自己实际的二维表，修改上图的数据表，每修改一项，图表将随之变化，当修改完毕，点击幻灯片空白区，数据表将会消失，只剩下图表。若想再次修改数据表，只需双击图表，数据表就会出现。
3） 若要修改图表文字的字体、字号、颜色等，右击图表空白区，选择“设置图表区格式”，单击“字体”标签，设置各种效果。
4） 若要把默认的柱形图更改为其他类型，右击图表空白区，选择“图表类型”，单击“标准类型”标签，在左侧选择一种图表类型，然后在右侧选择一种子类型，确定。
5） 若要为图表添加更多可显示元素，右击图表空白区，选择“图表选项”，出现6个标签：标题、坐标轴、网格线、图例、数据标签和数据表，通过对这些标签的设置，可添加或删除图表的显示元素。
2.6.10 插入表格
表格在Word中经常被用到，在PPT中也可使用表格。插入表格的方法是：
1）选择菜单“插入”→“表格”，出现“插入表格”对话框。
2）在“插入表格”对话框中输入行列数。
3）表格出现在幻灯片中，“表格和边框”对话框也随之出现。
4）在表格中填入数据，使用“表格和边框”对话框修改表格，具体过程不再详述。
2.7 有关对象的操作
对象被插入到幻灯片后，需要对对象进行各种各样的操作以满足要求。有关对象的常见操作有：选择、删除、移动、复制、添加文本、旋转或翻转、改变叠放次序、对齐或分布、组合。
2.7.1 对象的选择
选择对象是大多数后续操作的前提，选择对象的方法有多种：
l 选择一个对象：把鼠标移到一个对象上，鼠标指针变为十字箭头，单击即可选择该对象，被选对象四周出现缩放控点。有时图形对象无填充，这就需要单击它的线条来选择。
l 选择多个对象：单击一个对象，按住Ctrl键再单击其它对象。还可使用拖动选择，在幻灯片上拖动鼠标，拉出虚框，虚框所包围的对象都被选择。
l 选择所有对象：在幻灯片空白处单击，然后按组合键Ctrl+A，幻灯片的所有对象都被选择。
2.7.2 对象的删除
选择欲删除对象，按Delete键，或者右击对象，选择“剪切”。
2.7.3 对象的移动
把鼠标指针放到对象上，指针变为“十字箭头”，拖动鼠标即可移动对象。也可选定对象，使用光标移动键上下左右移动对象，使用光标移动键移动时按住Ctrl键可以微调。
2.7.4 对象的复制
右击对象，选择“复制”，然后右击幻灯片空白区，选择“粘贴”，把新复制的对象移动到需要的位置。也可按住Ctrl键拖动对象来复制对象。
两种方法的特点是：“复制粘贴”法缺点是相对麻烦，优点是可以在不同幻灯片之间复制对象；“拖动”法优点是比较简便，缺点是只能在一张幻灯片上复制对象。
2.7.5 在对象上添加文本
所有封闭的自选图形都可以在其上添加文字进行说明，为自选图形添加文字的方法是：
1） 右击图形，选择“添加文本”。
2） 自选图形内出现光标，输入文字。
3） 选择该图形（单击其边线），进行文字的格式设置。
2.7.6 对象的旋转或翻转
图片或图形可以进行旋转或翻转操作，通过拖动对象的旋转控点可旋转对象，也可在“设置自选图形格式”或“设置图片格式”对话框中输入旋转度数来旋转对象。
图片或图形的翻转需要用到“绘图”工具栏，方法是：选中图片，单击“绘图”工具栏的“绘图”按钮，选择“旋转或翻转”子菜单的“水平翻转”或“垂直翻转”。
2.7.7 改变对象的叠放次序
当多个对象在幻灯片上叠放在一起时，上层对象总是遮盖着下层对象，默认情况下，新插入的对象为上层对象，总是遮盖着在它之前插入的对象，PPT可以更改对象的叠放次序，方法是：
1） 右击需要改变叠放次序的对象。
2） 在弹出菜单中选择“叠放次序”下的相应子菜单。
“叠放次序”的子菜单包括：置于顶层、置于底层、上移一层、下移一层。
l 置于顶层：将对象放到最上层，没有任何对象能够遮盖它。
l 置于底层：将对象放到最下层，所有对象都在它之上。
l 上移一层：将对象上移一层，放到它上一层的对象之上。
l 下移一层：将对象下移一层，放到它下一层的对象之下。
2.7.8 对象的对齐或分布
多个对象通过鼠标拖动的方法进行对齐是一件很困难的事情，因为人眼有误差，看起来排列很整齐的对象其实并不一定很整齐。可以通过在“设置自选图形格式”或“设置图片格式”对话框中输入对象的精确位置值来排列对象，但这样做比较麻烦，PPT提供了对象的对齐或分布功能可以快速的排列对象。在排列对象前，先要选择所有参与排列的对象，然后单击“绘图”工具栏的“绘图”按钮，选择菜单“对齐或分布”，其中有9项，分成4组：
l 左对齐、水平居中、右对齐：使对象左右移动。左对齐使所有对象靠最左对象向左对齐，水平居中使所有对象靠最中间对象对齐，右对齐使所有对象靠最右对象向右对齐。
l 顶端对齐、垂直居中、底端对齐：使对象上下移动。顶端对齐使所有对象靠最上边对象向上对齐，垂直居中使所有对象靠最中间对象对齐，底端对齐使所有对象靠最下边对象向下对齐。
l 横向分布、纵向分布：使对象之间的间隔相等，至少要有3个对象参加。横向分布使对象之间的水平间隔相等，纵向分布使对象之间的垂直间隔相等。
2.7.9 对象的组合
当需要对多个对象同时操作时，需要先选择这些对象，然后才能够操作，若果需要对这些对象频繁地进行同时操作，就显得非常的麻烦。PPT提供了把许多对象看成一个对象的功能，这就是对象的组合。
要进行对象的组合，先选中需要组合的所有对象，然后右击其中一个对象，选择“组合”→“组合”，多个对象就被组合成了一个对象。当多个对象被组合后，不能再编辑组合中的某个对象，要想再编辑组合中的对象，需要取消组合，取消组合的方法是：右击组合对象，选择“组合”→“取消组合”。当编辑完组合中的对象后，右击该对象，选择“组合”→“重新组合”，这些对象就又被组合。
2.8 幻灯片切换
到目前为止，我们已学习了如何插入幻灯片，如何在幻灯片上插入对象，当这一切做好后，把第一张幻灯片置为当前幻灯片，点击“幻灯片放映”按钮（位置见2.4.5），这时PPT从第一张幻灯片开始，开始全屏放映，放映过程中，单击鼠标左键进入下一张幻灯片，当播放完毕后，单击鼠标退出，回到编辑状态，如果要中途退出，按Esc键。
整个播放过程是静态的，缺乏动态效果，而且每次换页需要单击鼠标，不能按设定时间自动播放，这些问题可以通过“幻灯片切换”任务窗格来解决。
单击任务窗格下拉按钮，选择“幻灯片切换”，进入“幻灯片切换”任务窗格，该窗格有以下区域组成：
l 应用于所选幻灯片：提供了几十种换片的动画效果供用户选择，默认为“无切换”，即没有动画效果。
l 修改切换效果：速度指换片效果的持续时间，分慢、中、快，速度越快，效果的持续时间越短。声音指在换片时可以伴随一个声音作为换片提醒，提供了20种内置声音供选择，也可使用外部声音文件，默认无声音。
l 换片方式：当“单击鼠标时”复选框被选中，放映时单击鼠标换页，这也是默认。当“每隔”复选框被选中，可在右边输入一个正整数，这个数表示该张幻灯片播放持续的秒数，此项主要用于自动播放，在播放过程中不受人为控制，因此不要轻易使用。
l 三个按钮：“应用于所有幻灯片”按钮被点击后，以上设置对所有的幻灯片都起作用，否则只对选定的幻灯片起作用。“播放”按钮被点击后，在编辑状态下播放设置的效果。“幻灯片放映”按钮与主窗口左下角的“幻灯片放映”按钮相同，以全屏方式播放。
l 自动预览：被选中后，当更换换片效果时，在编辑区会同步显示
2.9 对象动画
幻灯片切换可以拥有动画效果，幻灯片内的对象也可以设置动画效果。对象动画可以发生在三种情况下：进入、强调和退出，进入指放映时对象通过动画进入到了幻灯片；强调指放映时对象已经在幻灯片上，做完动画后它仍然停留在幻灯片上；退出指放映时对象已经在幻灯片上，做完动画后它从幻灯片上消失。路径动画是一种特殊形式的动画，可以让对象按照设定的路径运动。
激活动画的方法有三种：单击时、之前和之后，单击时指只有单击了鼠标左键动画才会发生；之前指和上一个对象动画同时发生；之后指在上一个对象动画完成后才发生。也就是说，“单击时”往往用于手动控制动画播放，“之前”往往用于多个对象同时动画，“之后”往往用于多个对象依次动画。
动画播放的顺序是由“自定义动画列表”来决定的，当对象被添加了动画效果后，它就在“自定义动画列表”中占有一项，放映时，按照“自定义动画列表”自上而下依次播放对象动画。
2.9.1 添加对象的“进入”动画
要为对象添加动画效果，首先选中该对象，然后打开“自定义动画”任务窗格，单击“添加效果”按钮，选择“进入”，出现动画效果列表，单击其中的一种动画效果，该对象对应的动画项就出现在了自定义动画列表中。
（自定义动画列表）
“动画效果列表”仅列出了最近使用过的9种效果，单击“其他效果”，将弹出“添加进入效果”对话框，从中可以选择更多的效果。
2.9.2 修改已添加的对象动画
当对象动画被添加后，动画行为按照默认设置进行，若要修改默认设置，单击“自定义动画列表”中相应的对象动画项目，可进行以下修改：
l 更改：原来的“添加效果”按钮变成了“更改”，单击可以修改动画效果。
l 删除：将该项从动画列表中删除，对象在放映时处于静止状态。
l 开始：可选择“单击时”、“之前”、“之后”。
l 方向：修改动画效果的放映方式。
l 速度：修改动画效果的放映速度。
l 调整对象动画的放映顺序：点击底部的“向上箭头”可向前移动，“向下箭头”可向后移动。